皆さま、お疲れ様です。
人事企画課より【初歩から始めるPCテク PowerPoint基礎知識編】の3回目をお送ります。（全6回シリーズ）
いまさら人に聞けないけれど、何となく使っているPCスキルの”キホン”を押さえる内容になっておりますので、
業務を始めた時のドキドキを思い出しながらご覧ください。
第3回目のテーマは「資料作成の事前準備➁」です。
PowerPointで資料を作成する前に、もう少し準備が必要です。
では、目次をどうぞ。
1．スライドタイトルは伝えたいことを簡潔に示す
2．レイアウトを考える
3．視線誘導を意識する
4．ルールは資料全体で統一する
Appendix．業務資料にイラストや写真を使うときに意識する６つのこと
全体的な構成ができたら、相手に伝えるべき情報を各スライドごとに割り当てていきます。
スライドには、用途に合わせてタイトルを付けます。
タイトルは読み手の最初の印象を決める重要な部分になり、
どのような情報が記載されているのか、一目でわかるような適切なタイトルを工夫しましょう。
スライドタイトルはスライドの最上部に配置します。
わかりやすいスライドタイトルのポイントは、
「① 短くまとめる」「➁ 主張しない」「➂ 体現止め。または名詞で終わる」「➃ 主語を明確にする」の4つです。
作成する資料に合わせて参考にしてください。
① 短くまとめる
スライドの内容を一瞬で理解してもらえるように短く簡潔にします。
詳細な情報は、スライドタイトル以外の部分で伝えるようにします。
➁ 主張しない
スライドの内容を簡潔に説明をするには、主張を含まない客観的な表現が適しています。
例として、2つのタイトルを見てみます。
悪い例：「○○製品の売上数量の減少」
良い例：「○○製品の売上数量推移」
悪い例の「減少」という言葉には書き手の主張である結論が含まれています。主張や結論は本文に記載します。
➂ 体現止め。または名詞で終わる。
「です」「ます」を付けると丁寧ですが、文章が長く感じます。
名詞で終わる形にすると、簡潔でわかりやすい表現になります。
➃ 主語を明確にする
スライドタイトルでは主語を明確にして、読み手が理解しやすいようにします。
レイアウトとは、文字や写真などのビジュアル要素を配置することを言います。
PowerPointの資料に限らず、多くのレイアウトには「基本」があり、
情報の配置を考えるときは、視線の動きとパターンを意識して組み立てます。
例えばレイアウトのパターンには以下のような例があります。
ナナメに配置するより、タテヨコで考えるときれいに収まり、視線の動きにストレスがなくなります。
レイアウト例
レイアウト例のようにスライドを上下左右に分割して、
「文字」「グラフ」「画像」「図解」などの情報を配置してみてください。
ビジュアルからの理解は、「視線の流れる方向」通りに理解が進んでいきます。
レイアウトのデザインでは、視線の流れを誘導し、理解する順番を自然に操作していきます。
視線誘導の形はいくつかありますが、今回は2つご紹介します。
■ Zの法則
スライドの全体を見るときは、視線をアルファベットの「Z」を描くように動かし、内容を把握します。
情報を配置する時は、「Z」を描くように配置するとスライドは自然と読みやすくなります。
■ グーテンベルク・ダイヤグラムの法則
グーテンベルク・ダイヤグラムは
「同じ種類の情報が均等に配置されている時、左上から右下に視線が動いていく視覚の動きの流れ」のパターンのことを言います。
画面の中で4つのエリアに分解し、上方左側を「最初の視覚領域」、下方右側を「終着領域」、
上方右側を「強い休閑領域」、下方左側を「弱い休閑領域」としています。
スライドの中で最も伝えたいことは、目線に入りやすいスライド左上、中央、右下に配置するのがお勧めです。
目線に入りにくい休閑領域は、特別な装飾などで強調する工夫が必要です。
読み手の視線誘導には、矢印を入れ、読む順番を伝える方法もあります。
わかりやすいスライドを作るためには、同じ形を繰り返すことが大切です。
統一されたルールを用いることで、読み手は自然と重要なポイントを把握できるようになります。
以下のレイアウト例は、タイトルの位置、キーメッセージの位置、使う図形、色とルールが統一されています。
自分の中でいくつかパターンを決めておくと資料作成時に役立ちます。
レイアウト例
スライドのパターンは、わかりやすいと感じた他者の作った資料に触れ、自身の中にパターンをストックするのがお勧めです。
ここまで、PowerPointで資料を作るその前準備のご説明をさせて頂きました。
次回はPowerPointの機能を中心にご説明させていただきます！
著作物を使いたいと思い、探し始めた時に
「著作権フリー」「ロイヤルティーフリー」という言葉に触れることがあります。
どういう意味かご存知でしょうか。それぞれ、簡単にご説明します。
| ■ 著作権フリー |
|
著作者によって著作権が放棄されたものや保護期間が終了したもの。 利用規約の範囲内ならば無料使用可能。 |
| ■ ロイヤルティーフリー |
|
一度使用料（ロイヤリティ）を払えば、使用のたびに追加の料金を支払うことなく 使用許諾範囲内であれば使用可能。 |
どちらも規約を確認し、正しく使用する必要があります。
資料の中には、「著作権フリー」「ロイヤルティーフリー」の内容は記載されておりませんが、
大事なことですので追加でご説明させていただきました！
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＜おすすめ書籍＞
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■ どんな内容？
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➁ ツリーの図：ものごとの構造をクリアにする
➂ 深堀りの図：疑問をどんどん掘り下げてクリアにする
➃ 比較の図：2軸で項目の違いをクリアにする
⑤ 段取りの図：目的や目標までの道のりを「見える化」する
⑥ 重なりの図：商品やサービスの「特徴」を浮き彫りにする
⑦ ピラミッドの図：目指す方向性をはっきりさせる
図解化が苦手な方におススメな1冊になります。
＜初歩から始めるPCテク PowerPoint基礎知識編＞
ここまでご覧くださいましてありがとうございます✨
次回もどうぞお楽しみに。（次回は8月9日頃の予定です）