各位
お疲れ様です。ガバナンス部法務課の粟生です。
5月に実施しました、情報保護研修の確認テストで正解率が低かったものに関し、
前回に引き続き資料を作成しました。
設問: 個人データを第三者へ提供・受領した時は、情報の不正な流通を防止するため、その記録をつけなければならないが、記録の保管期間は原則3年である。
⇒正解は〇ですが、×と解答されている方が14%ありました。
設問: 個人データの授受に関する第三者提供記録について、本人から開示請求をされた場合は原則本人に開示する必要があるが、開示方法は書面での開示に限られる。
⇒正解は×ですが、〇と解答されている方が14%ありました。
そこで、以下の観点から資料を作成しましたのでご確認いただきますようお願いいたします。
・個人データとは
・個人データと個人情報データベース等
・個人データを第三者に提供するとき
・本人の同意を得る場合の当社の運用
・第三者提供の記録と保管期間
・第三者提供記録の開示請求があった場合の対応
つづきはこちら☟
【S】個人データの第三者提供について_20241008_ガバナンス部.pdf
ご展開ありがとうございます。
個人データを第三者に提供するにあたり、該当個人からの承諾を得る必要があるかと思いますが、その承諾を得たことが理解できるもの（同意書等）の保管は、何処で行うのかも、この配信と併せてご教示お願い致します。
（○○の場合は○○部で管理など）
同意書は派遣社員と業務社員のフォーマットがFAN+に掲載されています。
・様式06-2-1-個人情報提供の依頼書・同意書_派遣社員（第三者提供型）
・様式06-2-2-個人情報提供の依頼書・同意書_業務社員（第三者提供型）
この様式のフッターに、保管方法についての記載があります。↓
「＊当社が原本を保管し、依頼者・同意者には写しをお渡しすること、当社保管期間：ガバナンス部法務課にて3年」
これまで第三者提供の事例があまりないことから、実際はそのような場面の際には法務課へ相談があるものと思っておりますので、その際にこの様式を使用する旨を案内いたします。
また、「本人の同意を得る場合の当社の運用」については、資料の5ページに記載しています通り、詳細は情報保護ルール集にてご確認をお願いします。
なお、今回掲載しました資料の趣旨としましては、個人データの第三者提供記録票の保管期限について説明しているもので、個人情報と個人データでは法的に若干取扱いの範囲が異なるため、その部分を本資料で補足させていただいたものとなります。
当社の運用に関する再周知につきましては、また別の機会に情報保護ルール集を通じて展開いたします。