皆さま、お疲れ様です。
人事企画課より【初歩から始めるPCテク PowerPoint基礎知識編】の2回目をお送ります。（全6回シリーズ）
いまさら人に聞けないけれど、何となく使っているPCスキルの”キホン”を押さえる内容になっておりますので、
業務を始めた時のドキドキを思い出しながらご覧ください。
第2回目のテーマは「資料作成の事前準備①」です。
PowerPointで資料を作成するときに、いきなりPowerPointを開いていませんか？
今回は資料作成の上手な人がやっている最初の準備についてご説明いたします。
では目次をどうぞ。
1．最初はノートとペンを使って内容を整理する
2．目的を設定する
3．情報を相手に合わせて整理する
4．全体の構成を考える
Appendix. 業務資料にイラストや写真を使うときに意識する６つのこと
内容が決まっていなくても、とりあえずPowerPointで図などを作り始めると、
何となく作業が進んでいるように思えます。
ですが、作りたい内容が固まっていない段階で作業するのは、効率が良いやり方とは言えません。
PowerPointで資料作成に取り掛かるその前に、ノートとペンを使って内容を整理することをお勧めします。
書き出すことで情報の整理と可視化ができ、効率よく作業を進めることができます。
資料作成で最初に行うことは、作成する資料の目的を考えることです。
目的を設定することで、その資料の向かうべき方向性が定まります。
ビジネスの資料とは、基本的に「読み手に行動をおこしてもらう」ためのコミュニケーション手段です。
「誰が」「誰に」「何をしてほしいか」という具体的な目的を明らかにして、資料全体の流れを考えましょう。
目的の具体的なイメージが出来上がると、
相手が行動を起こすために必要な情報がおのずとわかってきます。
沢山伝えたい！と持っている情報をすべて詰め込んだ資料は、読み手にとって理解しづらい資料になってしまいます。
資料を作成するときは、自分が伝えたい情報ではなく「相手の知りたい情報」を考えて情報を精査しましょう。
情報は相手が理解しやすいよう、図解などを用いて整理し簡易的に分解していきます。
「目的」と「伝えるべき情報」が決まったら、今度は全体的な構成を組み立てます。
構成は「伝える目的」に合わせて考えます。
聞き手が知りたい情報を論理的に整理し、聞き手にとって理解しやすい構成で伝えましょう。
相手に理解してもらうための説明手法にはいくつか型があります。
今回は例として、「PREP法（プレップ法）」を説明します。
PREP法は、最初に「結論」から伝え、後から詳細や理由を説明していくビジネスでは基本の型になります。
話の骨組みがぶれにくく、報告やプレゼンなど説得力のある伝え方をしたい時にお勧めです。
PREP法は、Point（結論）、 Reason（理由）、 Example（具体例）、 Point（結論）の頭文字の略で、この順番で説明を構成します。
| PREP法（プレップ法） | |
|
Point（ポイント）結論 |
自分の主張や提案の「要点」を伝える |
|
Reason（リーズン）理由 |
結論の根拠となる「理由」を添える |
|
Example（エグザンプル）具体例 |
理由のイメージが湧く「具体例」を出す |
|
Point（ポイント）結論 |
再度、「結論」を提示する |
PREP法は、聞き手の視点では「結論が先なので聞きやすい」「安心して聞ける」「時短になる」、
話し手の視点では「説得力が増す」「プレゼンの流れが作れる」「話が脱線しない」などメリットがあります。
全体の構成ができると、大体のスライド枚数のイメージが見えてきます。
次回は、資料作成の事前準備➁で「スライドタイトル」や「レイアウト」などについてご説明します！
社外資料は「商用」と判断できますが、
社内資料や業務で個人的に使う資料は私的か商用か迷ったことはありませんか？
資料内にも記載していますが、「社内資料は商用利用」にあたります。
ここで注意して頂きたいのは、資料作成でよく使うイラストや写真サイトの利用規約です。
各サイトの利用規約に書いてあったことを覚えていますか？
例えば、社内外問わず様々な資料でよく目にする「いらすとや」の利用規約には、
”素材を21点以上使った商用デザインは有償対応になる”とあります。
つまり商用利用には点数制限があるとはっきり書かれています。
社内資料でたくさんのイラストを利用している場合は使用点数に注意が必要です。
詳しくはこちらの👇規約をどうぞ。
「利用規約を確認するのは面倒…」という考えは危険です🙅！
利用規約読んで、ルールを守って素敵な資料を作っていきましょう。
👇👇👇まだ読んでない方はクリックをどうぞ★
(2枚目をピックアップ。全部で6枚）
＜参考サイト＞
∟CRIC（公益社団法人著作権情報センター）の著作権Q＆Aです。要旨、解説共にわかりやすいです。
＜おすすめ書籍＞
■説明組み立て図鑑（👈Amazonのリンクが開きます）犬塚壮志 著／SBクリエイティブ／1,793円
■どんな内容？
以下の目的や場面別の様々なパターンがイラスト・具体例付きで紹介されています。
・理解してもらうための説明
・相手に動いてもらうための説明(説得・議論・交渉編)
・相手に動いてもらうための説明(セールス・販売編)
・相手に出来るようになってもらうときの説明
・聞いてもらうための説明
資料作成時に「どんなふうに説明を組み立てようか？」と悩んだ時に辞書のように使うのもおススメです。
＜初歩から始めるPCテク PowerPoint基礎知識編＞
ここまでご覧くださいましてありがとうございます✨
次回もどうぞお楽しみに。（次回は7月25日頃の予定です）