皆さま、お疲れ様です。
人事企画課より【初歩から始めるPCテク PowerPoint基礎知識編】の6回目をお送ります。（全6回シリーズ）
いまさら人に聞けないけれど、何となく使っているPCスキルの”キホン”を押さえる内容になっておりますので、
業務を始めた時のドキドキを思い出しながらご覧ください。
第6回目のテーマは「資料をきれいに見せるコツ」です。
デザインのセンスが無くても、コツを押さえるとなんだか素敵できれいな資料を作ることができます。
相手から「きれいで見やすい」と感じてもらえるような気配りをしていきましょう。
では、目次をどうぞ。
1．オブジェクトを揃える
2．ガイド線とグリッド線を活用する
3．Shiftキーを活用する
4．図形は等間隔に並べる
5．図形の見た目・色はルールを統一して繰り返す
Appendix．業務資料にイラストや写真を使うときに意識する６つのこと
オブジェクトとは、図形・線・テキスト・画像などの事を言います。
資料の見やすさ・読みやすさは「オブジェクトの位置がどうなっているか」が大きく影響しています。
オブジェクトを何も考えずに配置すると、統一感のない雑然とした資料が出来上がります。
相手にとって見やすい・読みやすい、わかりやすい資料を作るにはオブジェクトの配置を意識して整えることが大事です。
今回はポイントを3つにまとめてご説明いたします。
＜資料をきれいに見せるための3つのポイント＞
① 位置を揃える
➁ 大きさ・形を揃える
➂ 幅を等間隔に揃える
では、①～➂を無視したNG例を見てみましょう👇
NG例はパッと見たときに、ごちゃっとした全体の印象が気になって、内容に意識が行きません。
整理整頓されていない落ち着かなさと、不格好さを感じます。
次に、①～➂を意識した例を見てみましょう👇
NG例に比べると、それぞれの図形がある一定の規則性を守られた状態で配置されているのが分かります。
整理整頓されている為、見栄えもよく見やすさがUPします。
スライド上に並ぶ図形や文字が整然と並んでいるだけで、見やすい資料に近づきますので意識していきましょう。
PowerPointにはスライド上にガイドとなる線を表示するための機能があり、
活用することで統一感のあるスライドを作ることができます。
「ガイド線」は縦横に2本の中心線が表示されます。
「グリッド線」は方眼紙のようなマス目の点線が表示されます。
【ガイド線とグリッド線の表示方法】
ガイド線とグリッド線はスライド上からも、スライドマスターからも設定できます。
スライド上で表示させたガイド線は触るとすぐズレてしまうのですが、スライドマスター上で設定したガイド線は固定されます。
全スライド共通でガイド線を表示させたい場合は、スライドマスター上で設定をします。
＊スライドマスターについては、基礎知識編第4回の記事、基本的な機能をご覧ください。
＜表示タブ上の設定方法＞
ガイド線を選択すると十字線、グリッド線を選択すると格子線の補助線が出てきます。
＜表示タブ以外からの設定方法＞
ガイド線の標準設定では、2本の十字線のみが表示されますが、追加で好きな位置に何本も設定する事ができます。
追加する時はスライドマスター上で設定するのがお勧めです。
＜ガイド線の追加・削除＞
ガイド線やグリッド線は、オブジェクトを整頓する場合の補助になります。
配置作業の精度が上がり、かつ真っ白なスライド上に配置するより楽に配置しやすくなります。
図形を操作する際に、shiftキーを押しながら操作をすると次のような効果があります。
・整った図形を作ることができる
・図形を水平、垂直に移動できる
・水平、垂直にコピーできる
それでは、一つずつご説明いたします。
【整った図形をつくる】
図形を挿入する時に、shiftキーを押すことで、図形の縦横比が固定されます。
【図形を水平、垂直に移動できる】
【水平、垂直にコピーできる】
上記以外にも、
・線を挿入する時にshiftキーを押しながら引くと、まっすぐな線になる
・図形を選択し、shiftキーを押しながら「←」「↑」「→」「↓」キーを押すとサイズ変更ができる
・図形を回転させる時、角度を調整しやすい（おおよそ15度単位での回転ができる）
などの機能があり、shiftキーは作業時に大活躍してくれます。
PowerPointには、オブジェクト（図形・線・テキスト・画像など）を整列する機能があります。
オブジェクトをスライド上で上下左右や中央の基準位置に揃えたり、等間隔に配置することができます。
複数のオブジェクトの間隔がバラバラで調整が難しい時に使えます。
並べる為には、オブジェクトを複数選択する必要があります。
今回は代表的な2つをご紹介します。
【shiftキーを押しながら、図形を順に選択する方法】
【選択したい図形を全て囲むようにドラッグし、選択する方法】
図形を複数選択した次は、揃える為の操作をご説明いたします。
【オブジェクトの配置機能の使い方】
① 揃えたい図形（オブジェクト）を選択
➁ 書式タブを選択
➂ 配置を選択し、揃えたい方向を選択
配置を選択し、揃えたい方向をクリックします。
この配置には基準があるので、その仕様もご説明いたします。
【複数のオブジェクト同士で揃える場合の仕様について】
図形が揃うと、それだけでスライド上のクオリティが上がります。
基準を理解してうまくコントロールして揃えてください。
配置だけでなく、形・色などのデザインのルールも統一し、
その資料の中では同じものを使用するように作ると見やすさも向上します。
記述する内容によっては統一が難しい場合もありますが、「メインの形はこれ！」
と決めておくと作業も効率化できます。
【色のルール】
PowerPointでは、ついついカラフルな資料を作りたくなります。
ですが、資料の中で多くの色が使用されていると、情報に集中できなくなり、あまり良い効果は得られません。
色は、背景色（ベースカラー）・メインカラー・アクセントカラーの3色使用か、
メインカラーのグラデーション（明度違い）の使用がお勧めです。
アクセントカラーはメインカラーの反対色が良いのですが、
カラーを勉強していないとピンとこないので、ネットで「配色 2色」と検索して参考にしてみてください。
調べても、カラーって難しくてわからない…と困った時は、他の人が作った素敵な資料から配色を真似ましょう。
スライドのレイアウトや配色は、他の人のセンスを真似するのが一番早い上達方法です。
世の中の「著作物」を正しく利用するためには、「ルール」を守る必要があります。
「この著作物は、この使い方をして大丈夫なのか？」と疑問を感じたら、
ちょっと立ち止まって、都度規約を確認する習慣を持って頂ければと思います。
ルールを守りながら、素敵な資料を作っていきましょう！
👇👇👇著作権についてまとめています！クリックをどうぞ★
(2枚目をピックアップ。全部で6枚）
＜初歩から始めるPCテク PowerPoint基礎知識編＞
今回で最終回になります。
ここまでご覧くださいましてありがとうございました✨
楽しみにしていました、最終回は残念です。
新しい機能や関数がでてきた時には、また教えて欲しいです。
阿比留さん。
楽しみにしていてくださってありがとうございます☺
また何か機会がありましたら、よろしくお願いします♪
最終回残念です。。。
今まで知らなかった小技も多く作業スピードUPの勉強になっていたので、シーズン２をお待ちしています！
堀口さん。
コメントありがとうございます！シリーズがお役に立つことができて嬉しいです。
実は番外編でパワポ作りやプレゼンが上手な方にインタビューしに行く案もあって、堀口さんのようなプロフェッショナルに仕事の流儀を聞きに行きたかったのですが…。
シーズン２がある時はお願いに伺います(^^)/
改めて確認できたことや知らなかったこと、たくさんの気づきと学びの機会でした！！
全6回が終わるのは大変残念ですが、第2弾もしくは、また別の形で継続してもらいたいですね～。