【3分IT】Vol.11_ローカルディスクにファイル保存は禁止です！

お疲れ様です！情報システム部の 佐久間です。

早速ですが、今回の3分ITは、、、

ノートPCを貸与する時に「標準ノートPC受領書」の提出をいただいてますが、その際に「利用ルール」のご確認と遵守をお願いしてます。
その”「標準ノートPC」の利用ルールについて”を、改めて読んでいただくと、大変に重要な「利用ルール」が記載されていることが、お解りになるかと思います。

今回は、ノートPCの利用ルールの内、特に「⑧ローカルディスクへのファイル保存の禁止」について、お話ししたいと思います。

Ⅰ．情報漏洩リスクが高くなります！

ノートPCを紛失してしまう、盗難される。
PCを入れたバッグを電車の網棚や帰宅途中に寄ったお店に置き忘れる。チョッと目を話した隙に、置き引きされる…等々。
データが保存されているPCを失うと重要な情報が漏洩する危険性があるだけではありません。
被害を最小限に止めるために、全社関連各部署が全力で調査・追跡する為に、多くの手間とコストを費やすことになります。
更にその手間・コストのみならず、重要なデータが紛失、盗難により情報漏洩・流出に繋がった場合、社会的信用の失墜を招くことになります。

PCを社外に持ち出すことは、それだけ多くの危険に晒すことになります。

Ⅱ．消失・破損したファイルの復旧が出来ません！

ノートPCに保存しているファイルは、バックアップされません。
PCが不具合により起動不可となったときや、PCに保存しているファイルが消失・破損して使えなくなっても、ファイルをバックアップから復旧することが出来ません。
さらに、ローカルPC上に保存しているファイルが、万が一、ランサムウェアなどに感染した場合、救出する手だてがありません。

Ⅲ．PC動作が不調になります！

ローカルディスク容量の空き容量が逼迫してくると、PCの動作が重くなります。
また、必要なソフトウェアのアップデート、インストールが出来なくなります。

では、改めて”ノートPCのローカルディスクとは何を指す”のでしょう？

”ローカルディスクとは、PCに直接接続されている外部記憶装置のことである。一般的には、PC内のハードディスクドライブ（HDD/SSD）を指す場合が多い”…と定義されています。

PCのローカルディスクは、用途によって、ユーザーアカウント毎に以下のフォルダに分けられています。

１．デスクトップ

２．ドキュメント

３．ダウンロード

４．ピクチャ/ビデオ/ミュージック/3Dオブジェクト

５．ごみ箱

１．デスクトップ

皆さんにもっとも利用されているフォルダです。デスクトップ画面にファイルを置くと、スグに開くことができて便利です。

便利だからと言って、そのまま保存していませんか？デスクトップ画面いっぱいにファイルを保存していませんか？
TeamsでWeb会議を行っている際、説明資料等を画面共有する際に、デスクトップ画面が映る時があります。

不具合等のご連絡をいただいて、リモートでPCの設定を確認する場面があります。
その時、デスクトップ画面に、既定のショートカット以外に、煩雑に多数のファイルが貼り付けたままで共有画面に映ってしまう…

…傍から見て、どう思いますか？

…あぁ、整理できてない。 …重要そうなファイルが丸見え。セキュリティ意識がないの？
…このひとに仕事を任せて大丈夫かな？…と思いますよね？

ローカルディスクにファイルの保存禁止の理由を先にご説明しましたが、

特にデスクトップにファイルを保存しておくことのデメリットを改めてご説明します。

(1) 作業効率が下がる

デスクトップ上に多数のファイルやフォルダーが散乱していると、必要なファイルを開く際に、多数のアイコンの中から目的のファイルを探さなければいけません。デスクトップが乱雑になっていると無駄な時間を費やさなければならなくなり、作業効率が低下してしまいます。
 

(2) PCの起動が遅くなる

PCは起動時にデスクトップ上に保存されているファイルやフォルダーのデータを読み込み、それらのアイコンを表示させます。ファイルやフォルダーの数が多くなるほど読み込まなければならないデータが多くなるため、その分、PCの起動が遅くなります。
 

(3) セキュリティ上の問題

ファイル名を見ただけで中身が推測できるようなファイルがデスクトップ上に保存されていると、デスクトップを見られただけで情報漏えいが起こる恐れがあります。外出先でノートPCを開いて仕事をする場合、外部の人間がデスクトップ画面を目にしてしまうこともあるでしょう。
 
デスクトップ画面のファイル名から、インサイダー情報などの機密情報に該当するような情報が漏れてしまう可能性があるため、十分に注意する必要があります。
 

(4) ミスにつながりやすい

デスクトップ上に多数のアイコンが並んでいると、メールに添付するファイルを間違えるなどのミスが起こる可能性があります。また、必要なファイルを不要なファイルと誤認して消去してしまったり、開くべきファイルを間違い、誤ったデータをもとに資料を作成してしまったりなどのミスも考えられます。

..直ちに整理して、PC作業が終わったら、共有ファイルサーバ上の個人フォルダに移動させて、システム等のショートカットを除いて、デスクトップ画面から全ての作業ファイルを削除しましょう！

２．ドキュメント

Excel、PowerPoint、Word等、多くのソフトウェアのデフォルトのファイル保存先です。
デフォルトの保存先なので、意識せずに「保存」してしまいがちなので、気が付かない内に保存されたファイルが増えて行きます。

…直ちに”ドキュメント”フォルダを確認・整理して、不要なファイルは削除、必要なファイルは共有ファイルサーバ上の個人フォルダに移動させて、”ドキュメント”を空にしましょう！

３．ダウンロード

Web等で閲覧したファイルの保存先です。FAN＋に掲載のドキュメントも、閲覧の際に「ダウンロード」に保存されます。
気が付かない内に、相当な数のダウンロードされたファイルが溜まっています。

…直ちに確認して、”ダウンロード”フォルダに溜まっている「ダウンロード」にあるファイルは削除しましょう！

４．ピクチャ/ビデオ/ミュージック/3Dオブジェクト

画像・映像・音声データの保存先で、ソフトウェアによっては、デフォルトの保存先になっている場合があります。

..直ちに ”ピクチャ/ビデオ/ミュージック/3Dオブジェクト”の各フォルダを確認して、必要なファイルは共有ファイルサーバ上の個人フォルダに移動させて、不要なファイルは削除しましょう！

５．ごみ箱

不要なファイルは削除したから、もう大丈夫！…では、ありません！
「削除」したファイルは、ごみ箱に移動します。ごみ箱を開いて、ファイルを「元に戻す」ことで再び開くことが出来ます。

…最後の確認で、必ず「ごみ箱を空にする」を実行しましょう！

！ワンポイントⅠ.

… ”ごみ箱” に移動している削除ファイルを確認して、”ごみ箱を空にする”操作が面倒な方向け（初級）

ファイルを削除するときに、削除するファイルを選択して「shift」キーを押しながら削除操作を行うと、ごみ箱に移動せずに、そのまま完全削除されます。

！ワンポイントⅡ.

… ”ごみ箱” に移動せずに「shift」キーを押しながら該当ファイルの完全削除操作が面倒な方向け（中級）

”ごみ箱のプロパティ”で、「削除するファイルを選択して「shift」キーを押して削除操作」をせずに、そのまま完全削除を行う設定が出来ます。

(1) ごみ箱を開いて「ごみ箱のプロパティ」を開きます。

(2) 「ごみ箱のプロパティ」の「選択した場所の設定」で「ごみ箱にファイルを移動しないで、削除と同時にファイルを削除する(R)」を選択して、「削除の確認メッセージを表示する(D)」に☑チェックを入れます。

(3)「適用(A)」ボタンを押してから④「OK」ボタンを押します。

①～④の手順で、ごみ箱のプロパティ設定を行うことで、「ごみ箱にファイルを移動しないで、削除と同時にファイルを削除」する様になります。

注意！

ごみ箱のプロパティ設定時に、必ず「削除の確認メッセージを表示する(D)」に☑チェックを入れておきましょう！

☑チェックを入れて適用しないと、削除の確認メッセージ無しに、直ちに完全削除されてしまします。

誤操作防止のために「削除の確認メッセージを表示する」に☑チェックを入れておきましょう！

！ワンポイントⅢ.

…どうせなら、”ごみ箱” 、”ダウンロード”にある不要なファイルを自動で削除する様にできないの？…と考える方向け（上級）

Windows10では「ダウンロード」「ごみ箱」フォルダーにあるファイルを指定したタイミングで自動的に削除する設定が可能です。

(1)スタートメニューの「歯車」アイコンをクリックします。

(3)システムの設定画面が開きます。左メニューの「ストレージ」をクリックします。

(4)ストレージの設定画面が開きます。「ストレージセンサーを構成するか、今すぐ実行する」をクリックします。

(5)以下の設定をします。

①ストレージ センサーを「ON」にします。
②ストレージ センサーを実行するタイミングは「毎日」を選択します。
③「アプリで使用されていない一時ファイルを削除する」のチェック☑をする。
④「ごみ箱に移動してから次の期間を過ぎたファイルを削除する」で「1日」を選択する。
⑤「開かれないまま次の期間が過ぎた[ダウンロード]フォルダー内のファイルを削除する」で「1日」を選択する。

(6)「今すぐ空き領域を増やす」の「今すぐクリーンアップ」を押して、設定を実行する。

以上の設定をしていただければ、「開かれないままのダウンロードファイル」「ゴミ箱フォルダーにあるファイル」は「1日」で削除されます。
但し、”ダウンロード”されたファイルは”開かれないまま”と言う条件と、”ごみ箱”と”ダウンロード”フォルダから削除されるのは「1日」が最短のタイミングなので、注意が必要です。
あくまでも、PCローカルディスク管理の補助としての機能として、ご活用ください。

1日の業務の終わりに、下記１．～５．のフォルダにファイルが残っていないことを確認してから、PCの電源を落とす様、心掛けましょう！

PCのローカルディスクにあるファイルの管理は、重要な情報を管理するための第一歩です。
必ず、ファイルを整理・削除して、PCローカルディスク上にファイルが残っていないことのご確認と実行をお願い致します。

今回の記事に対する設問を2問準備してあります。下記リンクから、理解できているかチェックしてみましょう。
回答後、「送信」ボタン押下で「完了しました」画面になりますので「結果の表示」ボタンを押下して結果をご確認ください。

👉👉👉理解度チェック👈👈👈

今回の3分ITは、ノートPCの利用ルールの内、特に「⑧ローカルディスクへのファイル保存の禁止」について、お話しさせていただきました。

改めて、「ローカルディスクへのファイル保存の禁止」の意味と如何すべきかご理解いただけたかと思います。

なお、今回は「SPO」フォルダについてのご説明は、記事ボリュームの関係で割愛させていただきました。
利用方法は下記のリンクからご確認ください。

【S】SPO個人フォルダ利用方法_ver1.3

「ローカルディスクへのファイル保存の禁止」と同様に、

”外出先や在宅勤務ではＳＰＯを活用し、帰社後にＳＰＯのファイルをファイルサーバ上に保存したのち削除する”

…のルールが定められています。こちらも忘れずにご確認と遵守をお願い致します。

「標準ノートPCの利用ルール」には、大変に重要な「利用ルール」が記載されています。
下記の「標準ノートPCの利用ルール」リンクから、改めて全文各項の再確認とその遵守をお願いします。

【S】【PMK標準ノートPC】利用ルールについてVer2.0

「標準ノートPCの利用ルール」について、ご不明な点、疑問な点、ご意見がございましたら、ご連絡をいただきたく存じます。
その「ご不明な点、疑問な点、ご意見」が、大変に重要なこと、解決すべきこと…と思います。
もちろん、その他、ITに関するご質問、また3分ITで取り扱って欲しい内容等も募集しております。よろしくお願い致します。