FAN+投稿者各位
お疲れ様です。コンプライアンス部の粟生です。
いつもFAN+への書類アップロードありがとうございます。
さて、この度情報システム部と相談の上、FAN+にアップする帳票名称につきまして、
以下のルールを設けることになりましたのでお知らせいたします。
■ルール内容
・「書類名称」_「制定日または改定日」_「主管部署名」の命名ルールで作成する
・ファイル名にも情報資産分類記号を付ける
詳細については【S】FAN＋投稿者マニュアル_20220613_情報システム部.zip から以下のファイルをご確認ください
・【S】FAN＋投稿者マニュアル‐運用ルールver.2_20220613_情報システム部.pptx
・【S】FAN＋投稿者マニュアル-書類アップロード_20220613_情報システム部.xlsx
【お願いしたいこと】
・今後新規でアップするファイル名は上記ルールを踏まえて作成願います
・既に掲載済のファイルについては、6/30（木）までに、リネーム作業をお願いいたします。
尚、カテゴリと主管部署名が正しく選択されていないファイルが散見されます。
検索に引っかからない場合もありますので、カテゴリと主管部署についても正しい選択をお願いいたします。
（ユーザーがファイルを見つけやすいよう、複数のカテゴリに該当するファイルは当てはまるカテゴリ全てを選択願います）
——————————————————–
【目的】
・ユーザーの利便性向上のため
【現状】
・ほとんどのファイルに情報資産分類記号がついていない
・申請書やマニュアルの別がタイトルから判別できないものがある
・ファイル作成時期が不明
・問い合わせ先が不明
【あるべき姿】
・ファイル名から書類種別、作成時期、問い合わせ先が判別できる状態
【リネームにより期待できる効果】
・ユーザー工数（検索・内容確認時間）の削減
——————————————————–
ご不明な部分がありましたら、コンプライアンス部 粟生までご連絡下さい。
お手数をおかけしますが何卒宜しくお願い致します。
皆さんが掲載ルールに則ってUPDateしていただくことで、皆さんの作業効率が上がります。
また、中身は同じ帳票でも、タイトルが違うものも混在しておりますので、リネームの際に
削除などをお願いします。
継続してのご協力をお願いいたします。
そうですね。小澤さんのコメントの通り、分かり易さと情報資産番号を付けることで、情報の取扱いの重要度が分かりますね。また、例の情報名にもつけられていますが、資料のVERSIONが記載されていると、改定されているかが分かりましね。
掲載される方は、大変ですが、利用される方の立場に立って、対応をお願いします。
ご質問がありましたので回答を共有いたします。
スタッフ向け、クライアント向けの案内文書については、情報資産分類記号は不要です。
但し、必要関係者以外には見せてはいけない情報を記載した書類・データには、必要に応じ当社の企業秘密である旨の表記を本文中に記載してください。
（例:取り扱いにあたってのお願い、関係者限り、等）
よろしくお願いいたします。
リネーム作業について、1点補足させていただきます。
「書類名称」_「制定日または改定日」_「主管部署名」の命名ルールは、「FAN+上のファイル名称」、「ファイルそのものの名称」の両方に適用をお願いいたします。
「FAN+上のファイル名称」=「ダウンロードしたファイルの名称」となるようにユーザーへの配慮をお願いいたします。
投稿者と帳票作成者が別の場合は、帳票作成者に本件を共有していただけますと幸いです。