【初歩から始めるPCテク】Excelの基礎知識　～IF関数～

皆さま、お疲れ様です。

人事企画課より、【初歩から始めるPCテク】の5回目をお送りします。（全6回シリーズ）

いまさら人に聞けないけれど、何となく使っているPCスキルの”キホン”を押さえる内容になっておりますので、

業務を始めた時のドキドキを思い出しながらご覧ください。

 

第5回目のテーマは、第4回に引き続き「Excelの基礎知識」✨

基礎知識の中から、「IF関数」をお伝えします。

 

今回のBGMはE.エルガーの威風堂々👑

 

IF関数は条件を判断する時に使う関数です。

IFという単語は、「もしも」や「もし～ならば」などと和訳されますよね。

その意味通り、IF関数は「もし～が～ならば・・・」というように、こちらが作成した条件に応じて、結果を分岐させることができます。

 

例えば、

「点数が150点以上だったら　”合格”　、そうでなければ　”不合格”　と表示」、

「売上合計が50,000以上だったら　”〇”　、50,000未満だったら　”✕”　と表示」というように使えます。

 

式の形式は以下のようになっています。

 

 

 

 

 

式の中の「論理式」「真（しん）の場合」「偽（ぎ）の場合」という単語は、日常で耳馴染みがないのでイメージが浮かびにくいですね。

それぞれの役割がありますので、一つずつ見ていきます。

 

最初に「論理式」ですが、ここには「条件を表す式」を記入します。

論理式には、比較演算子と呼ばれる「＞」「＜」「＝」などの記号を使用します。

馴染みのある記号ですが、改めて記号の意味をおさらいしましょう。

 

 

数学で不等号「≧」「≦」を使ったのを覚えていますか？

「＞＝」「＜＝」は同じ意味です。ちなみに「≧」「≦」は「だいなりいこーる」「しょうなりいこーる」と入力し変換すると記号が出てきます。

Excel関数では「≧」「≦」の記号は使えないので。「＞＝」「＜＝」と入力します。

 

 

続きまして、「真の場合」「偽の場合」について役割を見ていきます。

「真の場合」には、条件の結果が真（TRUE）の場合に表示する値を指定します。

「偽の場合」には、条件の結果が偽（FALSE）の場合に表示する値を指定します。

言葉は難しいのですが、「もし～だったら真（TRUE）、そうでなかったら偽（FALSE）を表示する」という意味です。

以下のような分岐図でイメージできます。

 

 

 

 

 

TRUE（トゥルー）は「事実、ありのまま、当てはまる」などを意味する言葉で、IF関数では「真の場合」と訳されます。

FALSE（フォールス）は「誤り、不正、虚偽」などを意味する言葉で、IF関数では「偽の場合」と訳されます。

 

 

使って見ないと良くわからないですね。では実際に式を入力しながらご説明します。

例として、下の表　”社内技能試験”　を元に操作を行っていきます。（お名前は有名球団の選手からお借りしました）

F列「評価A」に筆記と実技の合計点が150点以上ならば「合格」、そうでなかったら「不合格」を表示する式を入力します。

 

 

 

 

 

 

 

IF関数を入力する方法はいくつかありますが、ここでは数式タブの中の「論理」ボタンからIF関数を挿入します。

 

①　IF関数を挿入するセルを選択（例として【F4セル】を選択）

 

 

 

 

 

 

 

 

 

➁　数式タブの中、「論理」ボタンからIF関数を挿入

 

 

 

 

 

 

 

 

 

➂　IF関数のダイアログボックスが表示される

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

➃　[論理式]に「合格点が150点以上」ならばという判断の基準となる数式を設定

　　（ここでは、【D4セル】の値より「150点以上」を意味する　D4>=150　を入力）

 

 

 

 

 

 

 

 

 

⑤　[ 真の場合]に論理式を満たした場合に表示する値を入力する 

　（ここでは150点以上の場合「合格」と表示させたいので「合格」の文字を入力）

 

 

⑥　[偽の場合]に論理式を満たさない場合に表示する値を入力する

     （ここでは150点に満たない場合「不合格」と表示させたいので「不合格」の文字を入力） 

⑦　入力が終わったらOKボタンをクリックする

 

 

 

 

 

 

 

 

 

⑧　【D4セル】は150点以上なので、【F4セル】には合格と表示される

　　【F5セル】~【F10セル】まで式をコピーするため、【F4セル】を選択しセルの右下隅の■（フィルハンドル）にマウスポインターを合わせ、

　　「+」の形に変わったらダブルクリックをする

 

 

 

 

 

 

 

 

 

⑨　【F5セル】～【F10セル】までの数式がコピーされ結果が表示される

 

 

 

 

 

 

 

 

 

論理式から、2つの結果を表示させることができました。

例では表示される結果に文字を入力しましたが、空欄にしたい場合は「””」と半角でダブルクォーテーションを2つ続けて入力します。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

IF関数は文章や分岐図でイメージすると理解しやすいです。

使いこなすまでは難しいのですが、色々操作してみてください。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

今回説明に収まらなかった部分も多いので、次回もIF関数のご説明をさせて頂きます。

どうぞお楽しみに♪

 

 

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次回は3月22日に掲載します。