【3分IT】Vol.7_使用ルールを改めて知ろう

今期最後となりました３分ITのテーマは

　「ITシステムに関する使用ルールをあらためて学ぼう」
　　・日々の業務に追われ、実はNG🙅‍♂️だったクラウドサービスを知らずに使用していた！
　　・何とかクライアント要望に応えるために進めていた内容が、実は社内NG🙅‍♂️だった・・・

社内には、会社のリスクを最小限にするため、様々なルールがあり、様々な資料に記載されています。
今回はシステム関係の社内ルールをまとめ、何がNG🙅‍♂️なのか確認してきましょう。

💡USBメモリ等、外部記録媒体の使用ルール
　原則として外部記憶媒体の使用は一切不可⛔です。(やむを得ない場合は、情報システム部へ連絡✉の上、一部許可)
　USBメモリは「社内での使用は原則一切不可⛔」　業務上、使用しなければならない場合は、情報システム部へ連絡✉
　CD-R/RWは「業務上必要な場合は読み込みのみ可」ただし、使用前に情報システム部へ連絡✉が必要
　私物記録媒体の持ち込みは一切不可⛔です。
　※上記ルールは【S】B-2-11　外部記憶媒体管理手順_20220124_情報システムから抜粋してます。
　　詳しくは、すぐ下の「ルールの詳細内容はこちら」をご確認ください。

　結論⇒外部記録媒体を使用する前に、情報システム部に確認しましょう！

　ルールの詳細内容はこちら
　👉【S】B-2-11　外部記憶媒体管理手順_20220124_情報システム

💡Webサイトの閲覧制限
　当社のシステム環境を使用して、業務上関係のない WEB サイト（コミュニティサイト、アダルト情報）や
　反社会的なホームページを閲覧したり、私的な WEB サイト、ブログ等を立ち上げたり、利用したりすることは禁止⛔する。
　ソーシャルメディアの利用については、「ソーシャルメディアポリシー」に則って行うこととする。

💡貸与している電子メール(@persol-mk.co.jp)の使用制限
　受信したメールを他のメールアドレスに自動転送設定を行うことを禁止⛔する。
　関係のない宛先(私用メールアドレス含む)に当社の機密情報を発信することを禁止⛔する。

💡Webメール、Webストレージ等のASPサービス（クラウドサービス）の使用禁止
　無断でWebメールやWebストレージ等の外部ASPサービスへ接続したり、使用したりすることは禁止⛔する。
　※上記ルールは【S】B-2-12　コンピュータ・ITシステム利用手順_20220801_情報システム部から抜粋してます。
　　詳しくは、すぐ下の「ルールの詳細内容はこちら」をご確認ください。

　結論⇒ASPサービス(クラウドサービス)を使用する前に、情報システム部に確認しましょう！

　ルールの詳細内容はこちら
　👉【S】B-2-12　コンピュータ・ITシステム利用手順_20220801_情報システム部

Teams会議には、文字起こしの機能があることをご存じでしょうか❓
トランスクリプションという機能名で、会話内容をリアルタイムで文字に起こしてくれます。
これを使用すれば、議事録作成📄が楽になるかも❗

操作手順(2023年3月23日現在)

１、会議に参加し、「…」→「◎録音とトランスクリプトの作成」→「トラスクリプトの開始」をクリックします。
　　

２、音声言語を「日本語(日本)」を選択→「確認」をクリックします。
　　

３、「文字起こしが開始されました」と表示され、右側に文字起こし内容がリアルタイムに表示されます。
　　

４、会議が終了したら「退出」→左ペインの「カレンダー」→右側の「文字起こしをした会議」をタブルクリックします。
　　

５、「文字起こし」or「レコーディングと文字起こし」をクリックすると文字起こししたデータが表示されます。
　　

６、左上の「ダウンロード」→「.docxとしてダウンロード」をクリックします。
　　

７、自PCの「ダウンロード」フォルダにダウンロードされます。
　　

問１　イ　問２　ア　詳しい解説は👉こちら

いかがでしたでしょうか？今回の内容は、ITシステムの使用ルールについて確認してきました。
今後、使用する際はまず以下2ファイルを確認していただければと思います。
業務上やむを得ず使用したい場合は一旦、情報システム部にご相談ください。

　👉【S】B-2-11　外部記憶媒体管理手順_20220124_情報システム

　👉【S】B-2-12　コンピュータ・ITシステム利用手順_20220801_情報システム部

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　　今期の「３分IT」はこちらで終了になります。ありがとうございました🙇‍♂️
　　来期も「３分IT」をよろしくお願いいたします🙇‍♂️